KI-basierte Automatisierung im Beschaffungsprozess (Vertragsmanagement) bei einem Facility-Management-Konzern
Aufgrund des diversifizierten Leistungsspektrums besitzt unser Kunde eine dezentrale Organisationsstruktur, auch im Einkauf. HDP wurde beauftragt, Synergieeffekte und Effizienzsteigerungen im Einkauf zu erzielen und ein modernes Automatisierungssystem einzuführen. Was war der Treiber? Der Einkauf sollte dazu beitragen, strategische Entscheidungen abzuleiten. Er sollte auch die operativen und taktischen Einkaufsprozesse harmonisieren und die Prozess-Governance sicherstellen. Dies kann durch den Einsatz von Automatisierung und künstlicher Intelligenz erreicht werden.
Zudem musste der richtige Use-Case (Anwendungsfall) identifiziert werden. Aufgrund der dezentralen Struktur ergaben sich zwei große Herausforderungen. Die eine bestand darin, optimale Beschaffungskonditionen sowohl für den Einzelnen als auch für die Gruppe zu gewährleisten. Die andere lag in der Durchführung von harmonisierten Beschaffungsaktivitäten.
Warum? Die Prüfung von Verträgen beanspruchte wiederholt Personalkapazitäten. Es gab wenig übergreifende Transparenz über ähnliche Vertragsleistungen in verschiedenen Kundenverträgen. Zudem lagen wesentliche Informationen in den Kunden-/Objektverträgen in unstrukturierter Form vor (z.B. Vertragsunterlagen in Papier oder PDF, teilweise handschriftlich). Deshalb standen nur geringe Datenmengen in digitaler Form für die Analyse, Auswertung und Maßnahmenfindung zur Verfügung.
Hier haben wir mit einer Automatisierungslösung angesetzt: Vertragsdokument scannen, ablegen, nach relevanten Informationen sichten und strukturiert Systemen zur Weiterverarbeitung bereitstellen. Welche Ergebnisse haben wir gemeinsam mit unserem Kunden erzielt?
- Den Dokumentations- und Erfassungsprozess von Verträgen automatisiert.
- Unstrukturierte Daten aus Dokumenten automatisch in strukturierte Daten überführt.
- Den Prozessdurchsatz bei gleichbleibender Qualität erhöht.
- Eine Tool-unterstützte Datenanalyse und -auswertung ermöglicht.
- Transparenz über zugesicherte Vertragsleistungen und Service-Levels deutlich gesteigert.
- Mitarbeiter von zeitaufwändigen Routine-Tätigkeiten entlastet.
Durch Automatisierung mit der KI-basierten Automatisierungsplattform Automation Hero konnten signifikante Einsparpotenziale gehoben werden.
Die nächsten unternehmensübergreifenden Use-Cases sind geplant. So geht digitale Transformation mit Automatisierung und KI.