Automatisierung des Access-Managements in der Automobilindustrie
Ein deutscher Automobilhersteller hatte uns beauftragt, ein Konzept für die Harmonisierung des Access-Managements (Erteilung von Zugriffsberechtigungen auf IT-Systeme) zu erstellen. Treiber war unter anderem das Ergebnis eines Auditberichts. Hier wurde die fehlende Prozessdokumentation als auch der mangelnde Automatisierungsgrad beanstandet.
Über ein initiales Assessment der Ausgangssituation wurden alle möglichen Input-Kanäle und Prozessketten identifiziert:
- Post-basierte Prozesse
- Anträge via Unternehmensportal
- Service-Requests
- spezifische Antragssoftware
- User-Management
- digital signierte Dokumente und viele weitere Wege
Dabei wurde festgestellt, dass die Prozesse unterschiedlich abgewickelt wurden: oft manuell, in Bereichen teilautomatisiert und selten vollständig automatisiert. Im Folgenden wurden die Prozesse End-to-End dokumentiert und auf Optimierungspotenziale hin analysiert. Wir haben alle Prozesse nach ihrem Digitalisierungs-, Automatisierungs-, digitalen Integrations- sowie dem digitalen Selbststeuerungsgrad eingeordnet. Das Handwerkszeug zur Prozessoptimierung ist Teil der HDP-Leistungen.
Knapp 30 Einzelmaßnahmen wurden definiert, die schrittweise eine deutliche Optimierung der Automatisierungsquote im Access-Management ermöglichen. Dabei wurden sowohl die systemseitige Optimierungen bereits im Einsatz befindlicher Anwendungen als auch neue und weiterführende Automatisierungsansätze berücksichtigt. Dies erfolgte über RPA und durch den Einsatz von KI-basierten Automatisierungslösungen. Ein weiterer erfolgskritischer Aspekt, den wir in der Konzeption aufgegriffen haben: die Begleitung der durch die Prozessoptimierungen betroffenen Mitarbeiter über ein organisatorisches Changemanagement. Nur so kann eine große Akzeptanz im Veränderungsprozess erzielt werden. Die Maßnahmen wurden priorisiert umgesetzt und wir von der HDP begleiteten die Umsetzung qualitätssichernd.