Die Digitalisierung von Dokumenten ist im Unternehmensalltag weit vorangeschritten und das Verarbeiten von handschriftlichen Dokumenten hat stark abgenommen. Dennoch werden weiterhin Unmengen an Dokumenten nur als Scans, bspw. in Form von digitalen Bild-Dateien oder als PDF-Dateien, in den Unternehmensprozessen verarbeitet. Dies führt weiterhin dazu, dass Mitarbeiter sehr aufwändig relevante Informationen aus den digitalen Dokumenten manuell in die genutzten Systeme übertragen und verarbeiten müssen. Auftretende Fehler und Demotivation der Mitarbeiter sind hierbei keine Seltenheit.
Innovative Automatisierungsplattformen zur intelligenten Dokumentenverarbeitung bieten hierfür Abhilfe und übernehmen zuverlässig die Routine-Tätigkeiten der Mitarbeiter, bei einer stetig gleichbleibenden Ausführungsqualität und einem höheren Durchsatz von Dokumenten. Out-of-the-Box verfügbare KI-Modelle übernehmen hierbei die komplexeren Aufgaben, welche über die statischen Abläufe hinaus gehen.
Die führenden intelligenten Automatisierungsplattformen am Markt unterscheiden sich jedoch von ihren out-of-the-Box verfügbaren KI-Modellen, deren Leistungsfähigkeit und der Güte der Informationsextraktion. Ein Benchmark-Vergleich der führenden Automatisierungsplattformen zeigt die Unterschiede im Detail auf und gibt einen Überblick über die Leistungsfähigkeit der Automatisierungsplattformen.
Exemplarisch für die Verarbeitung von Dokumenten wurde der Benchmark-Vergleich für die Verarbeitung von Rechnungsdokumenten durchgeführt.
Was ist die intelligente Dokumentenverarbeitung?
Die intelligente Dokumentenverarbeitung, auch bekannt als Intelligent Document Processing (IDP) ist eine Kombination moderner KI-Methoden, die dazu dienen, ein Dokument in einer bestimmten Form zu analysieren und zu bearbeiten. Ziel ist es, den gesamten Prozess von der Erstellung bis hin zur Veröffentlichung des Dokuments effizienter und effektiver zu gestalten. Es ermöglicht den Anwendern, ihre Arbeit schneller und genauer durchzuführen.
Mithilfe der intelligenten Dokumentenverarbeitung lassen sich Bild- oder PDF-Dateien mittels OCR (Optical Character Recognition) in digitalen Text umwandeln, sodass die Informationen weiterverarbeitet werden können.
Zusätzlich ist die intelligente Dokumentenverarbeitung aufgrund ihres KI-basierten – Classification Model – in der Lage, aus den vorliegenden Informationen Dokumentformate verlässlich zu erkennen bzw. zu klassifizieren. Dabei verfügt das System über die Fähigkeit zuverlässig zwischen Bestellungen, Verträgen, Lieferscheinen, Rechnungen und weiteren Dokumentarten zu unterscheiden. Dies hilft dabei die jeweiligen Dokumente in den richtigen Bearbeitungsprozess einzusteuern.
Anschließend können, die von der OCR konvertierten Informationen in Form von digitalen Texten im nächsten Schritt durch sogenannte – Text Extraction Modelle – extrahiert und ausgegeben werden. Diese erkennen kontextsensitiv die relevanten Informationen im Text und extrahieren diese. Bei Bedarf können die extrahierten Informationen noch vor der Ausgabe in einer Datei oder einem System normalisiert werden, sodass einheitliche Formate oder Schreibweisen verwendet werden.
Ein Benchmark der drei führenden KI-basierten Plattformen für die Rechnungsverarbeitung in Unternehmen.
Die aktuellen Marktgegebenheiten zeigen, dass viele Anbieter ihre KI-Funktionen anpreisen. Den Erfolg und die Garantie dieser Funktionen sollten Unternehmen jedoch anhand validierter und tatsächlicher Leistungskennzahlen bewerten. Aus diesem Grund wurde ein Benchmark-Vergleich der Lösungen der drei bekannten Anbieter: ABBYY, Automation Hero und Rossum durchgeführt. Der Vergleich bezieht sich auf das Auslesen verschiedener Rechnungsinformationen sowie Rechnungsposten anhand der out-of-the-Box verfügbaren KI-Modelle zur Rechnungsverarbeitung. Hierbei stellte sich heraus, dass die native KI-Lösung von Automation Hero die beiden Alternativen um ca. 60 % und sogar um 100 % übertreffen konnte.
Um die Leistungsfähigkeit und Robustheit der verschiedenen KI-Systeme zu evaluieren, wurden die standardisierten Rechnungsbelege einzelner Unternehmen anhand öffentlich verfügbarer Hotelrechnungen getestet. Wie auf dem obigen Beispiel zu erkennen ist, sind die Struktur sowie der Inhalt dieser Rechnungsdokumente identisch. Die Voraussetzungen des Auslesens sollten vergleichbar sein, sodass eine objektive Beurteilung der Leistung möglich ist.
Die Ergebnisse spiegeln demnach akkurat wider, wie die verschiedenen Systeme ein ihnen unbekanntes Rechnungslayout handhaben, für dessen Erkennung die out-of-the-Box KI-Modelle kein spezielles Training erhalten haben.
In den nachstehenden Auswertungen werden die Ergebnisse nach den beiden wichtigsten Informationsgruppen kategorisiert, um die durchschnittliche Leistung dieser grafisch darzustellen. Hierbei handelt es sich um die Kopfzeilenfelder (Gesamt, Datum, Kundenname, etc.) sowie die einzelnen Rechnungsposten (Datum, Beschreibung, Betrag, etc.). Dabei zeigt sich, dass die standardisierte verfügbare Rechnungsverarbeitung von Automation Hero deutlich mehr Felder und somit Daten als die der anderen beiden Konkurrenten zuverlässig extrahiert.
Die Ergebnisse in der standardmäßigen Konfiguration zeigen einerseits die KI-Fähigkeiten der einzelnen Plattformen sowie andererseits den geringen Aufwand der erforderlich ist, um mit Hilfe von Automatisierung einen Mehrwert für die Buchhaltung bzw. das Backoffice zu erzeugen.
Durch den Einsatz intelligenter Automatisierungsplattformen können signifikante Mehrwerte für Unternehmen geschaffen werden.
Der Benchmark-Vergleich zeigt, dass die intelligenten Automatisierungsplattformen in der Lage sind Routine-Tätigkeiten von Mitarbeitern vollständig zu automatisieren.
Für Unternehmen ergeben sich dadurch neue Chancen signifikante Mehrwerte zu generieren und Effizienzen zu heben. Dokumentenbasierte Prozesse können bei Bedarf vollständig automatisiert werden und die Anzahl der zu verarbeitenden Dokumente pro Stunde kann deutlich gesteigert werden, bei gleichbleibend hoher Ausführungsqualität.
Dies führt zu maßgeblichen Kostenreduktionen und der Vermeidung von Fehlern.
Als führendes Beratungshaus in der KI-basierten Prozessautomatisierung unterstützt HDP Sie bei der Auswahl der richtigen Automatisierungslösung und der Umsetzung des Automatisierungsprojektes. Kontaktieren Sie uns gerne unverbindlich, wenn Sie erfahren möchten, wie der Einsatz von KI-basierter Prozessautomatisierung Ihnen helfen kann Ressourcen zu entlasten, Potenziale zu erkennen sowie ihr Unternehmen digital und zukunftsfähig auszurichten.