Mit ProcessAI den Purchase-to-pay Prozess (P2P) automatisieren
SAP stellt bereits einzelne Lösungen zur Verfügung, um den Purchase-to-pay Prozess (P2P) digital abzubilden. Jedoch lösen die Prozessschritte im P2P-Prozess vereinzelte Workflows aus, die in der Einkaufs- und in angrenzenden Abteilungen manuell angestoßen werden. Lange Lauf-, Bearbeitungs- und Liegezeiten sind die Konsequenz. ProcessAI – powered by QUANTO & HDP setzt genau an diesen Problemen an und ergänzt Ihre SAP-Umgebung um die notwendigen Bausteine zur Prozessautomatisierung.
Der Purchase-to-pay Prozess (P2P) in SAP
ProcessAI – eine moderne und zuverlässige KI-Lösung für automatisierte Abläufe in SAP. Mit dieser Low Code/No Code Lösung lassen sich wiederkehrende Tätigkeiten wie Kopier-, Einfüge- und Klickvorgänge sowie das manuelle Sichten von Dokumenten in SAP unkompliziert automatisieren und Prüf- als auch Freigabeprozesse beschleunigen.
Bestellanforderung
Lieferantenauswahl und Angebotsanfrage automatisieren
Der Auslöser des P2P-Prozesses ist eine Meldung des Warenbedarfs durch eine Bestellanforderung (kurz BANF) über das SAP-System. Daraufhin werden durch einen Mitarbeiter die passenden Lieferanten im System gesucht sowie Angebote eingeholt, bevor eine Bestellung ausgelöst wird. ProcessAI kann hier automatisch auf Grundlage der Stammdaten in SAP die richtigen Lieferanten nach vordefinierten Kriterien wie z. B. Preis, Qualität und Lieferzeit vorschlagen und auswählen. Zudem lassen sich Angebote von relevanten Lieferanten automatisch anfragen und miteinander vergleichen.
Bestellabwicklung
Autonome Bestellabwicklung und Prüfung der Auftragsbestätigung
Auf Grundlage der BANF oder bestehender Rahmenverträge löst ProzessAI die Bestellung automatisiert aus. Anschließend wird im klassischen Prozess die eingehende Auftragsbestätigung durch einen Mitarbeiter mit den Bestelldaten in SAP manuell abgeglichen. Hier unterstützt ProcessAI, indem Daten aus der elektronischen Auftragsbestätigung automatisch extrahiert und im Abgleich mit der Bestellung in SAP auf Abweichungen untersucht werden. Auch eine automatische Anmahnung der ausstehenden Lieferungen beim Lieferanten ist über ProcessAI möglich.
Wareneingangsverarbeitung
Wareneingang intelligent verarbeiten
Sobald die Ware eingetroffen ist, wird der Lieferschein über ProcessAI elektronisch erfasst. Dabei werden wesentliche Angaben aus dem Lieferschein durch die KI ausgelesen und eigenständig mit der dazugehörigen Bestellung in SAP abgeglichen, um sicherzustellen, dass alle bestellten Artikel vollständig geliefert wurden. Mit nur wenigen automatisierten Schritten ist der Wareneingang in SAP erfasst und gebucht.
Rechnungsprüfung
Automatisierte Rechnungserfassung und Steuerung der Workflows
ProcessAI erfasst alle eingehenden Rechnungen und liest automatisch die rechnungsrelevanten Angaben aus und überträgt sie nahtlos an SAP. Ein automatischer Workflow verteilt daraufhin die Rechnung zur Prüfung direkt an die verantwortlichen Personen. Die Freigabe der Rechnung durch einen Prüfer kann aufgrund des vorherigen Abgleichs zwischen der Bestellung und dem verbuchten Wareneingang durch ProcessAI unmittelbar erfolgen.
Stammdatenmanagement
Produkt- und Lieferantenstammdaten automatisiert pflegen
Im Laufe des Purchase-to-pay Prozesses sind in den einzelnen Phasen geschäftskritische Dokumente im Umlauf, die wichtige Informationen über relevante Akteure sowie Produktgruppen beinhalten. Im klassischen Fall werden parallel zum P2P-Prozess diese Daten händisch durch einen Mitarbeiter in die Stammdankbank übertragen. Über ProcessAI wird während des P2P-Prozesses im Hintergrund die Aktualisierung und die Integration neuer Daten in der Stammdatenbank in SAP automatisch vorgenommen.
Features
Die wichtigsten Key-Features von ProcessAI
Advanced KI
Mit unserer führenden KI-Technologie setzen wir auf die neuesten Deep-Learning-Methoden, um eine akkurate und effektive Bearbeitung von Dokumenten zu gewährleisten. Unsere Technologie zeichnet sich durch ihre präzise Verarbeitung aus, selbst beim Auslesen von Daten aus handschriftlichen Dokumenten, und ist äußerst effizient in ihrem Einsatz.
Workflow-Builder
Einfach per Drag-and-Drop können Sie individuelle Prozessabläufe erstellen bzw. anpassen und das Ganze auch systemübergreifend bzw. außerhalb ihrer SAP-Landschaft. Profitieren Sie weiterhin von der Funktion, recht leicht und intuitiv Formulare anzufertigen oder die Entscheidungslogik bei Freigabeprozessen zu verwalten.
Nahtlose Integration
Über die Rest-API kann ProcessAI einfach in bestehende SAP-Prozesse integriert werden.
Vorteile
Entdecken Sie die Vorteile von ProcessAI
Allgemeine Fragen zu ProcessAI powered by HDP & Quanto
Der Purchase-to-pay Prozess, auch unter dem Kürzel P2P-Prozess bekannt, ist eine gängige Umschreibung der zentralen Abläufe im Beschaffungsmanagement. Der P2P-Prozess in SAP umfasst sämtliche Vorgänge und bezieht sich dabei auf den gesamten Beschaffungsprozess im Unternehmen, angefangen vom Wareneinkauf über die Auftragsbestätigung, dem Wareneingang bis hin zur Rechnungsstellung und Bezahlung des Lieferanten.
ProcessAI powered by HDP & Quanto ist eine Softwarelösung, welche sich durch eine der leistungsstärksten KI-Technologie auf dem Markt auszeichnet, um den P2P-Prozess in SAP intelligent zu automatisieren. ProcessAI optimiert den gesamten Ablauf von der Bestellanforderung bis zur Bezahlung, indem
- prozessrelevante Daten bzw. Dokumente durch state-of-the-art KI-Module automatisiert verarbeitet,
- Workflows zur Automatisierung ohne Programmierkenntnisse per Drag-and-Drop sowohl innerhalb als auch außerhalb der SAP-Landschaft erstellt,
- die Entscheidungslogik für Freigabeprozesse automatisch gesteuert und
- die Lieferanten- und Produktstammdaten automatisiert gepflegt
werden.
Die Vorteile von ProcessAI sind leicht nachvollziehbar und von unschätzbarem Wert. Durch die Integration von ProcessAI in SAP wird der Purchase-to-pay Prozess beschleunigt, Fehler minimiert und die Ressourcennutzung verbessert. Als Low Code/No Code Lösung schafft ProcessAI neues Potenzial für die beteiligten Mitarbeiter am P2P-Prozess. Denn mit der Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben gewinnen Mitarbeiter wertvolle Zeit für strategisch bedeutsame Tätigkeiten.
Modernste Workflows werden etabliert, die nicht nur effizienter, sondern auch transparenter sind. Sie behalten die volle Kontrolle über alle Vorgänge und können jederzeit auf begleitende Dokumente zugreifen. Die erhöhte Transparenz trägt zur besseren Nachvollziehbarkeit des P2P-Prozesses bei.
Die Gefahr von unautorisierten Einkäufen wird auf ein Minimum reduziert. Darüber hinaus erfüllt die Lösung gesetzliche Anforderungen durch die automatische, revisionssichere Archivierung aller prozessrelevanten Daten und Dokumente. Setzen Sie auf „ProcessAI“ und gestalten Sie Ihren P2P-Prozess smarter, schneller und erfolgreicher.